Створення списку. Робота зі списками. Сортування, фільтрація.

1. РОБОТА ЗІ СПИСКАМИ У MS EXCEL 2010

 1.1 Створення списків Список Microsoft Excel надають можливості, яку спрощують керування та аналіз груп споріднених даних на аркуші Excel. Визначивши діапазон як список, можна керувати даними в цьому списку та аналізувати їх незалежно від інших даних поза межами списку. Наприклад, використовуючи лише дані у списку, можна фільтрувати стовпці, додавати рядок підсумків і навіть створювати звіти зведених таблиць.

 На аркуші можна створити декілька списків, що відкриває широкі можливості розділення даних на окремі легко керовані групи залежно від поточних потреб. Список неможливо створити у спільній книзі. Перш ніж створювати список у книзі, слід заборонити спільний доступ до неї

. Списки Excel спрощують спільне використання даних декількома користувачами завдяки інтеграції з Microsoft Windows SharePoint Services. Маючи веб-адресу та права розробника на вузлі SharePoint, можна надати свій список іншим користувачам, які будуть здатні переглядати, редагувати й оновлювати його. Якщо зв'язати список Excel зі списком на вузлі SharePoint, можна буде синхронізувати зміни з вузлом SharePoint, і всі користувачі матимуть доступ до оновлених даних. Засоби списку в Microsoft Excel і візуальні елементи, які їх доповнюють, дають змогу спростити розпізнавання та зміну вмісту списку.

 Кожний стовпець списку за замовчуванням отримує засіб авто фільтру , елементи керування якого містяться в рядку заголовка. Цей засіб дає змогу швидко добирати та сортувати дані. Темно-синя межа списку чітко окреслює діапазон клітинок, які утворюють список.

 Рядок списку, який містить зірочку, має назву рядка вставки. Дані, введені в цей рядок, автоматично додаються до списку; при цьому межа списку розсувається.

До списку можна додати рядок підсумків. Клацнувши клітинку в рядку підсумків, можна вибрати з розкривного списку потрібну статистичну функцію. Розмір списку можна змінити, перетягнувши маркер зміни розміру в нижньому куті рамки списку.

Переваги списків Сортування та фільтрація списків. Списки можна сортувати за зростанням або за спаданням, або вказувати спеціальний порядок сортування. Також можна фільтрувати списки таким чином, щоб відображувалися лише дані, які відповідають указаним умовам. Забезпечення цілісності даних. Для списків, не зв'язаних зі списками SharePoint, можна використовувати вбудовані засоби перевірки даних, які надає Microsoft Excel. Наприклад, можна вказати, щоб у стовпці списку були дозволені лише числа або дати.

 Якщо список зв'язаний зі списком SharePoint, до нього автоматично застосовуються засоби перевірки даних Windows SharePoint Services. Наприклад, коли список публікують і зв'язують із сервером, на якому працюють служби Windows SharePoint  Services, або коли в Excel редагують існуючий список Excel, до кожного стовпця списку застосовуються правила типів даних, які дозволяють наявність у стовпці даних лише одного типу. Форматування об'єктів списку. Клітинки у списку можна форматувати таким самим чином, як і клітинки на аркуші.

 Сумісність зі списками Windows SharePoint Services  . При публікації списку на вузлі SharePoint створюється користувацький список SharePoint. Якщо зв'язати список із вузлом, публікуючи його або експортуючи існуючий список SharePoint, цей список можна відредагувати в автономному режимі та синхронізувати зі списком SharePoint пізніше. Створення списку треба починати з створення заголовків стовпців. Символи шрифту ,використовуваного в заголовках , повиннi мати характерне написання(жирне чи курсив). Якщо заголовки оформлені інакше , ніж данi,програма автоматично визначить, що вводиться список i надає допомогу при його створенні.

Вводити данi до великої таблиці набагато легше якщо заголовки стовпчиків постійно відображуються на екранi. Для цього необхiдно активізувати команду Закрепить области меню Окно. Ознакою кінця списку є пустий рядок. Функції списку не можна використовувати якщо видiленi несуміжні комірки. При автоматичному видiленнi області списку Excel порівнює значення першого i другого рядків.

 Якщо данi у цих рядках вiдрiзняються по типу чи по оформленню, Excel вважає значення першого рядка заголовками стовпців i не опрацьовує його.

 A).Функцiя автозаповнення Для активізації даної функції необхiдно встановити опцію Автозаполнение значений ячеек на вкладці вікна Параметры. В результатi при вводі тексту в комірку Excel перевірить значення інших комірок . I якщо у них знаходиться текст, перші символи якого співпадають з символами введеними вами, то ввід даних завершиться автоматично.

. Опрацювання списків за допомогою форми даних. Функції списку надають додаткову можливiсть опрацювання даних. Так, зі створеним нами списком можна провести такі операції:внести або видалити данi,знайти інформацію , вiдповiдну заданим критеріям , тощо.

 A). Вiкно форми даних У вiкнi форми даних можна проводити пошук інформації ,вводити до списку новi записи та видаляти не потрібні ,а також редагувати список. Активiзуйте  будь-яку комірку списку i вiдкрийте  дiалогове  вiкно форми даних за допомогою команди Форма з меню Данные.

 У вiкнi форми даних програма вказує загальну кiлькiсть записiв у списку та позицiю даного запису.

 Б).Редагування записiв Редагування даних виконується так,як і редагування тексту. Клавiша [ Tab ] використовується для переходу до наступного поля, а комбiнацiя клавiш [Shift +Tab] –для повернення назад. Клавiша  Вернуть i [Esc] використовуються для вiдмiнення внесених змiн. Клавiша Удалить дає можливiсть видалити поточний запис . Якщо необхiдно вставити новий запис, клацнiть на кнопцi Добавить.

 В). Пошук записiв При пошуку записiв за допомогою форми даних використовуються критерiї пошуку. В результатi натиснення кнопки Критерий на екранi з’явиться форма даних без записiв. У критерiях можна використовувати символи підстановки : * —для замiни деякого числа символiв та ?-для замiни одного невiдомого символа . 

Так, наприклад, щоб знайти данi про людей фамiлiя яких починається на лiтеру К у якостi критерiю пошуку в поле Фамилия потрiбно ввести наступне: К*.

При пошуку числових значень використовують оператори порiвняння. Наприклад, у якостi критерiю можна задати дiапазон значень, вказавши при цьому максимальне та мiнiмальне значення. Оператори, якi використовуються при формуваннi критерiю, приведенi у наступнiй таблиці.

2. Сортування за настоюваним списком

 Настоюваний список можна використовувати для сортування в порядку, який визначає користувач.

 Наприклад, стовпець може містити значення, за якими потрібно відсортувати дані, зокрема "Найбільше", "Середнє" і "Найменше".

 Як відсортувати дані, щоб спочатку відображалися рядки зі значенням "Найбільше", нижче –"Середнє", а потім –"Найменше"?

Якщо відсортувати дані в алфавітному порядку від А до Я, вгорі будуть рядки зі значенням "Найбільше", але значення "Найменше" відображатиметься над значенням "Середнє". У разі сортування від Я до А вгорі відображатимуться рядки зі значенням "Середнє", а рядки зі значенням "Найменше" відображатимуться посередині. Незалежно від порядку, рядки зі значенням “Середнє” завжди мають відображатися посередині. Створивши власний настоюваний список, можна вирішити цю проблему. Створення власного настоюваного списку  У діапазоні комірок ввожу значення, за якими відбуватиметься сортування, у потрібному порядку, згори донизу.    Наприклад див. 

Виділяю  введений діапазон. У наведеному прикладі потрібно виділити клітинки A1:A3.  На вкладці Файл виберіть пункт Параметри та відкрийте вкладку Додатково.  У розділі Загальні натисніть кнопку Редагувати користувацькі списки.   У діалоговому вікні Списки натисніть кнопку Імпорт, і вище зазначені елементи перейдуть у список, і двічі натисніть ОК. Зверніть увагу що настоюваний список можна створювати тільки на основі значення (текст, число, дата або час). Не можна створювати настоюваний список на основі формату (колір клітинки, колір шрифту, піктограма). Максимальна довжина настоюваного списку - 255 символів. Перший символ не може починатися з числа.  Виділіть стовпець даних у діапазоні клітинок або переконайтеся, що поточна клітинка належить до стовпця таблиці.  На вкладці Дані в групі Сортування і фільтр натисніть кнопку Сортування. Відобразиться діалогове вікно Сортування  У розділі Стовпець у полі Сортувати за або Потім за укажіть стовпець, який потрібно сортувати за настоюваним списком.  У розділі Порядок виберіть пункт Настоюваний список

  Вибираю  у діалоговому вікні Настроюванні списки потрібний список. У попередньому прикладі потрібно вибрати Високий, Середній, Низький, Найменший.  Натисніть кнопку ОК.

3. Фільтрація даних у списку Пошук даних у списку.

 У Microsoft Excel передбачені різні методи аналізу даних у списку. До списку можна зокрема застосувати фільтр. Фільтрація —це швидкий і легкий спосіб пошуку підмножини даних і роботи з ним у списку. У відфільтрованому списку відображаються тільки рядки, що відповідають умовам відбору, заданим для стовпця. Microsoft Excel надає дві команди для фільтрації списків: Автофильтр, включаючи фільтр по виділеному - для простих умов відбору. Розширений фільтр - для більш складних умов відбору. На відміну від сортування, при фільтрації порядок записів у списку не змінюється. При фільтрації тимчасово ховаються рядки, які не потрібно відображати. Рядки, відібрані при фільтрації в Excel, можна редагувати, форматувати і виводити на друк, а також створювати на їх основі діаграми, не змінюючи порядок рядків і не переміщаючи їх. Автофільтр користувача використовується для виводу списку, що містить по дві умови на значення в одному стовпці, а також дозволяє застосувати відмінні від "дорівнюють" оператори порівняння. Автофільтр користувача також можна використовувати для виводу конкретного діапазону. Натисніть кнопку зі стрілкою і виберіть пункт Условие. З'явиться вікно Пользовательский автофильтр.

У верхньому правому переліку слід вибрати один з операторів (равно , больше, меньше та ін.), а у полі праворуч вибрати одне зі значень. У нижньому правому переліку можна вибрати іншій оператор, і у полі ліворуч - значення. Коли увімкнений перемикач Й, то будуть виводитися тільки записи, які задовольняють обидві умови. При увімкненому перемикачу ИЛИ будуть виводитися записи, які задовольняють одну з умов.  Фільтр по виділеному Переглядаючи великий список, можна прокрутити його до рядка, який містить дані, що нас цікавлять. Після цього може знадобитися перегляд всіх інших рядків, що містять ті ж дані. Існує можливість відфільтрувати список для відображення всіх рядків, що містять значення, що збігаються зі значенням у виділених комірках. Виділіть цю комірку списку, а потім натисніть кнопку Автофильтр1 И. Microsoft Excel включає авто фільтр і фільтрує список, відображаючи тільки рядки, що містять аналогічні значення. Розширений фільтр Команда Расширенный фильтр дозволяє фільтрувати дані з використанням інтервалу критеріїв для виводу тільки тих записів, що задовольняють визначеним критеріям. При повторній фільтрації будуть проглядатися усі рядки, і приховані і відкриті. Значення перемикачів і полів вікна Расширенный фильтр У верхньому правому переліку слід вибрати один з операторів (равно, больше, меньшета ін.), а у полі праворуч вибрати одне зі значень. У нижньому правому переліку можна вибрати іншій оператор, і у полі ліворуч - значення. Коли увімкнений перемикач Й, то будуть виводитися тільки записи, які задовольняють обидві умови. При увімкненому перемикачу ИЛИ будуть виводитися записи, які задовольняють одну з умов.  Фильтровать список на месте –перемикач, що приховує рядки, які не задовольняють зазначеному критерію; Скопировать результат в другое место–копіює відфільтровані дані на інший робочий аркуш, або на інше місце на тому ж робочому аркуші; Исходный диапазон – поле, що визначає інтервал, якій містить перелік, що підлягає фільтрації; Диапазон условий –поле, що визначає інтервал вічок на робочому аркуші, якій містить необхідні умови; Поместить результат в диапазон –поле, що визначає інтервал вічок, в який копіюються рядки, що задовольняють визначеним умовам; це поле активно тільки в тому випадку, якщо обраний перемикач скопировать результат в другое место; Только уникальні записи –перемикач, що виводить тільки рядки, що задовольняють критерію і не містять неповторюваних елементів. Якщо інтервал критеріїв не визначений, то в цьому випадку усі рядки переліку, що містять дублікати, будуть приховані. Для установлення складних критеріїв необхідно:   уставити декілька рядків у верхній частині робочого аркушу;  в одному із уставлених порожніх рядків увести імена стовпців, по яких слід відфільтрувати перелік;  при використанні критеріїв порівняння, імена критеріїв повинні бути ідентичні іменам стовпців, що перевіряються;  у рядках, розташованих під рядком із іменами стовпців, що перевіряються, увести критерії, яким повинні відповідати вічка стовпців, що перевіряються;  вибрати в меню данные підміню фильтр, а потім команду Расширенный фильтр, і в діалоговому вікні увести умови фільтрації.   Для об'єднання критеріїв за допомогою умовного оператора и потрібно зазначити критерії в одному і тому ж рядку, а для об'єднання критеріїв за допомогою умовного оператора или слід подати критерії в різних рядках. Наприклад, інтервал критеріїв на мал.38 виводить на екран усі записи, що мають у стовпці Цена значення більше 50 і менше 100. Після використання команд автофильтр або расширенный фильтр, таблиця переходить у режим фільтрації. У цьому режимі багато команд Microsoft Excel впливають тільки на зримі вічка. Після застосування фільтру для виводу тільки потрібних рядків, можна скопіювати отриману підмножину даних в інше місце для подальшого аналізу. Щоб знову вивести усі записи слід у меню Данные вибрати пункт Фильтр і потім пункт Отобразить все. 

Висновок.

Список Microsoft Excel надають можливості, яку спрощують керування та аналіз груп споріднених даних на аркуші Excel.

 Визначивши діапазон як список, можна керувати даними в цьому списку та аналізувати їх незалежно від інших даних поза межами списку. Наприклад, використовуючи лише дані у списку, можна фільтрувати стовпці, додавати рядок підсумків і навіть створювати звіти зведених таблиць.

 На аркуші можна створити декілька списків, що відкриває широкі можливості розділення даних на окремі легко керовані групи залежно від поточних потреб. Список неможливо створити у спільній книзі.

 Перш ніж створювати список у книзі, слід заборонити спільний доступ до неї. Електронні таблиці MS Excel призначені для відображення та аналізу інформації у табличному вигляді.  При роботі з таблицями Excel іноді виникає потреба заповнити велику кількість осередків певними значеннями, список яких заздалегідь відомий. Іноді для цього достатнього використовувати функцію. Насамперед, треба зрозуміти, що таке випадає список в Excel. Досить часто, працюючи в Excel-документі, у користувача з’являється необхідність вводити однакові дані в кілька осередків. Справа ця копітка і непотрібне. Щоб якось спростити процес, треба знати про такий функції програми, як випадають списки. Це дуже зручна річ, і зробити такий список можна різними способами. У даній курсовій роботі були детально розглянуті різні види списків, особливості їх створення, застосування та можливості удосконалення, завдяки спискам, роботи користувача персонального комп’ютера. Також я дослідила, як списки полегшують роботу у середовищі програми MS EXCEL 2010.